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深圳年会策划的预算如何安排和控制
2014-11-28 21:51:25

      深圳企业举办年会的目标不同类型不同年会有各种不同的类型有的是答谢客户的有的是员工总结大会所以在计划之前需要明确职责任务不同的会议需要不同的环境召开会议是要达到一定的目的和目标因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标

制订预算制定可行预算或按既定预算安排有关工作确定各项工作的时间安排

通常而言年会预算包括以下几个方面

1交通费用

交通费用可以细分为

(1) 会议期间交通费用——主要是会务地交通费用包括住宿地至会所的交通会所到餐饮地点的交通会所到商务交际场地的交通商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通

(2) 欢送交通及返程交通——包括航班铁路公路客轮及住宿地至机场车站港口交通费用

2会议室/厅费用

具体?#19978;?#20998;为

(1) 会议场地租金——通常而言场地的租赁已经包含某些常用设施譬如激光指示笔音响系?#22330;?#26700;椅主席台白板或者黑板油?#21592;ʡ?#31881;笔等但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备临时性的装饰物展架等需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算

(2) 会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备如投影仪笔记本电脑移动式同声翻译系?#22330;?#20250;场展示系?#22330;?#22810;媒体系?#22330;?#25668;录设备等租赁时通常需要支付一定的使用保证金租赁费用中包括设备的?#38469;?#25903;持与维护费用值得注意的是在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求通常?#19978;?#19987;业的会议服务公司咨询?#21592;?#33719;得最?#23460;?#30340;性价比否则可能影响会议的进行另外这些会议设施由于品牌产地及新旧不同租赁的价格可能相差很大

(3) 会场布置费用——如果不是特殊要求通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中如果有特殊要求可以与专业的会议服务商协商

(4) 其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷礼仪秘书服务运输与仓储娱乐保健媒介公共关系等基于这些支持均为临时性质如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话其成本费用可能比市场行价要高如果让专业会议服务商代理将获得价格相?#21592;Ƚ系?#24265;且服务专业的支持

对于这些单项服务支持主办方应尽可能细化各项要求并单独签订服务协议

3餐饮费用

(1) 会议的餐饮费用可以很简单也可以很复杂这取决于会议议程需要及会议目的

(2) 中?#22270;?#21320;餐

中?#22270;?#21320;餐基本属于正餐可以采取人数预算——自助餐形式按桌预算——围桌式形式如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供餐馆可能会收取一定数量的服务费用

(3) 酒水及服务费

通常如果在高星级?#39057;?#39184;厅就餐餐厅是谢绝主办方自?#22411;?#24102;酒水消费的如果可以外带酒水消费餐厅通常需要加收服务?#36873;?#22312;高星级?#39057;?#20030;办会议宴会通常在基本消费水准的基础上加收15左右的服务?#36873;?/p>

(4) 会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的预算时可提出不同时段茶歇的食物饮料组合承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用如果主办方需要非程序服务可能需要而外的预算通常情况下茶歇的种类可分为西式与中式两种——西?#20132;?#26412;上以咖?#21462;?#32418;茶西式点心水果?#20219;?#20027;中式则以开水绿茶或者花茶果茶水果咖?#21462;?#27700;果及点心为主

(5) 联谊酒会/舞会

事实上联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂宴会只要设定好餐标与规模预算很容易计算但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持其预算可能需要比较长的时间确认

(6) 其他——点心水果及调制色酒

4视听设备

除非在室外进行否则视听设备的费用通常可以忽略如果为了公共关系效果而不得不在室外进行视听设备的预算就比?#32454;?#26434;包括

设备本身的租赁费用通常按天计算

设备的运输安装调试及控制?#38469;?#20154;员支持费用可让会展服务商代理

音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择主办者可自带也可委托代理

5演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演?#35759;ȼ安?#19982;人数正相关在?#23460;?#22320;点如果有固定的演出那预算就很简单与观看表演的人数正相关——专场或包场除外

6杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用包括打印临时运输及装卸纪念品模特与礼仪服务年会策划临时道具传真及其他通讯快递服务临时保健翻译与向导临时商务用车汇?#19994;?#31561;杂费的预算很难计划通常可以在会务费用预算?#24615;?#21015;不可预见费用作为机动处理

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